Endgültiges Aus für das Faxgerät?
In Gerichten, Behörden, Praxen, Kanzleien und auch in manch alteingesessenen Unternehmen kann man es noch antreffen: Das Faxgerät. Es gibt noch immer Multifunktionsgeräte, die neben Kopieren und Drucken auch Faxe versenden und empfangen können. Häufig existiert zumindest noch ein „virtuelles Faxgerät“, das es ermöglicht, online Faxe zu empfangen und zu versenden. Wenn es nach dem Datenschutz geht, hat das Fax jedoch – jedenfalls, wenn personenbezogene Daten übermittelt werden – ausgedient.
Immer wieder im Fokus
Es ist keine Neuigkeit, dass die Kommunikation per Fax technisch mittlerweile veraltet ist. Da es inzwischen viele Alternativen gibt, die sicherer, schneller und einfacher funktionieren, wie z.B. verschlüsselter E-Mail-Versand, werden Faxe im gewöhnlichen Geschäftsverkehr kaum noch verwendet. Ironischerweise hält sich das Fax gerade in den Bereichen, in denen besonders sensible Informationen verarbeitet werden, besonders hartnäckig: z.B. im Gesundheitswesen und in der Rechtspflege. Das Thema kommt daher – nicht erst seit Inkrafttreten der DSGVO – immer wieder auf.
Datenschutzbehörden fordern das Aus für das Fax
Nach der Bremer hat inzwischen auch die Hessische Datenschutzbehörde auf das Problem aufmerksam gemacht. Es gibt einige Bedenken. So werden Faxe heutzutage meist mittels TCP/IP-Standards übermittelt, wobei die Informationen in „Pakete“ aufgeteilt und über mehrere „Vermittler“ übertragen werden, statt wir früher direkt über eine Kabelverbindung vom Sender an den Empfänger. Da diese Übermittlungen zumeist unverschlüsselt sind, sind die Daten bei der Übertragung nicht sicher. Das gilt auch für Online-Faxdienste, bei denen die Faxe mittels FoIP (Fax ober IP) versendet und automatisiert in E-Mails umgewandelt werden. Ein weiteres Problem ist, dass der Absender nie sicher wissen kann, wer seine Daten empfängt, denn er kann nicht überprüfen, wo das Faxgerät steht und wer Zugang dazu hat. Durch einen Tippfehler kann ein Fax zudem schnell beim falschen Empfänger landen. Diese Probleme schließen für den Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit eine DSGVO-konforme Nutzung der Fax-Kommunikation aus.
In der Praxis
Auch wenn die Behörden mittlerweile auf das Thema aufmerksam machen, müssen sich Fax-Nutzer wohl zumindest in naher Zukunft keine allzu großen Sorgen um Horror-Bußgelder für die Faxnutzung machen. Unter bestimmten Voraussetzungen (keine besonders Schutzwürdigen Inhalte, hohe Eilbedürftigkeit, Einwilligung etc.) kann auch nach Ansicht des Hessischen BfDI noch der Versand von Faxen vertretbar sein. In jedem Fall sollten Unternehmen sich jedoch genau überlegen, wofür und unter welchen Voraussetzungen sie das Fax überhaupt noch nutzen möchten. Langfristig wird man jedoch auf eine Umstellung auf datenschutzkonforme Alternativen (z.B. verschlüsselte E-Mail) nicht herumkommen.